¿Es difícil almacenar y consultar información sobre tus clientes o empleados en tu empresa? Esto, entre otras funciones, es lo que una correcta gestión documental resuelve.
La gestión documental es el proceso de organizar y administrar toda la información importante de una organización de forma eficiente en bases de datos. Consiste en manejar los documentos desde que se crean hasta que ya no se necesitan, de manera que siempre se pueda acceder fácilmente a la información cuando sea necesario.
En DRG, tenemos años de experiencia ayudando a empresas en la consideración e implementación de sistemas de gestión de documentos, por eso hoy en este artículo definimos lo que son, sus tipos y ventajas de cada uno de ellos
¿Qué es la gestión documental?
La gestión documental o gestión de documentos es el conjunto de prácticas y técnicas utilizadas para administrar de manera eficiente los documentos en una organización, ya sean electrónicos o físicos. Consiste en la organización, almacenamiento, búsqueda y recuperación de la información contenida en los documentos, con el objetivo de garantizar su disponibilidad, integridad y confidencialidad.
La gestión documental es de vital importancia para las organizaciones, ya que les permite optimizar sus procesos y mejorar la toma de decisiones. Al contar con una gestión adecuada y copias de seguridad, se reducen los tiempos de búsqueda de documentos digitales o físicos, se evita la pérdida o extravío de información, se agilizan los flujos de trabajo y se promueve la colaboración entre los miembros del equipo. Además, la gestión de documentos contribuye a cumplir con las normativas y regulaciones legales relacionadas con la conservación y protección de la información.
¿Para quién pueden servir los sistemas de gestión documental?
Una herramienta de gestión documental es útil en una amplia variedad de industrias y sectores que manejan una gran cantidad de documentación en formato físico. Algunos ejemplos específicos de su utilidad son:
- Ámbito legal: Cumplimiento de normativas y gestión eficiente de contratos y documentos digitales legales.
- Industria de la salud: Mejora en la gestión de historiales médicos y registros de pacientes, garantizando accesibilidad y seguridad de la información.
- Sector financiero: Optimización en la administración de contratos, utilización de firma electrónica, informes financieros y registros contables de documentos empresariales.
- Industria de la construcción: Organización y eficiente flujo de documentos de construcción como planos, permisos y documentación relacionada con proyectos.
- Industria de manufactura: Organización y gestión de documentos de calidad, control de versiones de manuales y capacitaciones, entre otros.
- Otros sectores: como educación, logística, recursos humanos y servicios también se benefician al mejorar sus operaciones y colaboración mediante un sistema de gestión documental.
Al implementar un sistema adecuado de gestión de archivos, los negocios pueden agilizar sus procesos empresariales, para cualquier tipo de documentos, mantener el cumplimiento legal y mejorar la eficiencia en el manejo y captura de documentos en todas estas industrias.
¿Por qué optar por un software de gestión documental?
Utilizar un gestor documental digital en lugar de los métodos tradicionales como tener documentos en papel ofrece una serie de ventajas significativas para tu empresa. Entre las ventajas principales se encuentran:
Automatización de Procesos
La automatización de procesos mediante la gestión documental ofrece beneficios significativos para las organizaciones. Al aprovechar las tecnologías y herramientas adecuadas, es posible agilizar y optimizar los flujos de trabajo, ahorrando tiempo y recursos valiosos.
Almacenamiento seguro:
Los sistemas de gestión digital brindan un almacenamiento, gestión de archivos y proceso de gestión seguro para los documentos, protegiéndolos contra pérdida de datos, daños o accesos no autorizados, con la ayuda de respaldos y versiones anteriores de documentos.
Accesibilidad
Permite acceder a los documentos electrónicos de forma rápida y sencilla desde cualquier ubicación, facilitando la colaboración y el trabajo en equipo.
Colaboración eficiente
Las herramientas de gestión digitales permiten compartir documentos electrónicos de manera ágil, colaborar en tiempo real y realizar seguimiento de versiones.
Reducción de costos
Elimina los gastos asociados a la impresión, copiado y almacenamiento físico de documentos, lo que supone un ahorro significativo ya que es manejado por medio de un software de gestión.
Mayor eficiencia
La búsqueda y recuperación de documentos se vuelve más rápida y eficiente, ahorrando tiempo y mejorando la productividad, dado a que está concentrado en una ubicación central, al igual que provee un proceso de gestión más fácil en cuanto se requiera una mayor necesidad de espacio.
Mejora en la seguridad
Los software de gestión documental ofrecen medidas de seguridad avanzadas, como encriptación y permisos de acceso, para proteger la información confidencial y un correcto manejo de documentos.
Optar por un gestor documental digital brinda beneficios tangibles en términos de costos reducidos, mayor eficiencia, seguridad mejorada y colaboración efectiva, lo que lo convierte en una opción destacada para la gestión documental en la era digital.
Tipos de gestión documental:
Gestión documental física:
Consiste en el manejo de archivos en papel, utilizando archivadores y sistemas tradicionales. Permite la manipulación directa de los documentos y cumple con requisitos legales específicos. Sin embargo, puede ocupar mucho espacio y dificultar el acceso remoto.
Ventajas: Tangibilidad de los documentos, cumplimiento de requisitos legales.
Desventajas: Espacio físico requerido, acceso remoto limitado.
Gestión documental digital:
Implica la conversión de documentos físicos a formatos digitales y su almacenamiento en sistemas electrónicos para así lograr una Gestión de Documentos. Mejora la búsqueda, permite la colaboración y ofrece mayor seguridad. Conoce más en nuestro artículo sobre los beneficios de un software de gestión documental.
Ventajas: Reducción del espacio físico, agilidad de búsqueda y recuperación, colaboración en tiempo real, mayor seguridad y automatización de procesos de gestión a través de bases de datos.
Desventajas: Costos de digitalización, para ciertos procesos legales sigue siendo necesario contar con los documentos físicos..
Gestión documental en la nube:
Almacena y gestiona documentos alojados en servidores remotos, permitiendo el acceso desde cualquier ubicación con conexión a internet. Ofrece flexibilidad, escalabilidad y reducción de costos.
Ventajas: Flexibilidad, escalabilidad, acceso desde cualquier ubicación, reducción de costos.
Desventajas: Confidencialidad de la información, elección de proveedores confiables.
¿Cuál es la mejor opción para tu empresa?
Al seleccionar un sistema o programa de gestión documental, es importante evaluar cuidadosamente las necesidades específicas de tu empresa. Considera aspectos como la seguridad, la accesibilidad, la escalabilidad y los costos. Los sistemas de gestión documental pueden ser locales (on-premises) o basados en la nube (cloud-based), cada uno con sus ventajas y desventajas.
Algunas consideraciones clave incluyen:
- Seguridad: Asegúrate de que el sistema de gestión documental cuente con medidas robustas de seguridad para proteger la información sensible de tu empresa.
- Escalabilidad: Considera si el sistema tiene la capacidad de adaptarse al crecimiento de tu empresa y manejar un mayor volumen de documentos, para evitar duplicidad de documentos.
- Necesidades específicas: Evalúa si el sistema cumple con los requisitos particulares de tu empresa, como la capacidad de integrarse con otros sistemas o la compatibilidad con formatos de archivo específicos.
- Costos: Analiza los costos asociados con la implementación y el mantenimiento del sistema, así como las posibles mejoras o actualizaciones futuras.
Tomar en cuenta estos factores te ayudará a seleccionar la mejor opción de sistema de gestión documental que se ajuste a las necesidades y objetivos de tu empresa.
¿Cómo hacer una buena gestión de documentos?
Una gestión de documentos efectiva se logra mediante una planificación sólida y una estructura organizada. Esto incluye la digitalización preferente de documentos físicos y su almacenamiento en sistemas de gestión o en la nube. Los documentos deben estar claramente etiquetados y categorizados, con control de versiones para facilitar su seguimiento y colaboración.
La seguridad y el acceso deben ser controlados mediante asignación de permisos y cumplimiento de estándares de seguridad, para mantener una base de datos íntegra y controlada, para así evitar la pérdida de documentos.
Además, es esencial establecer flujos de trabajo y procesos internos claros para la creación, revisión y archivo de documentos, junto con revisiones periódicas y una política de eliminación adecuada, esto para fomentar na protección de datos e información importante.
La formación de los usuarios y la comunicación efectiva sobre políticas y procedimientos son fundamentales. Mantener la mejora continua a través de auditorías regulares ayuda a optimizar constantemente el sistema de gestión de documentos y mantener la eficiencia en el tiempo.
Proceso de gestión documental:
El proceso de gestión documental consta de varias etapas clave que garantizan una administración eficiente de los documentos. A continuación, se describen brevemente estas etapas:
- Captura: Consiste en la incorporación de los documentos a través de diferentes medios, como escaneo, digitalización o creación electrónica a un programa o sistema de gestión. Este proceso llamado Digitalización de Documentos, en DRG te podemos ayudar en esta etapa.
- Indexación: En esta etapa, se asignan metadatos a los documentos almacenados para facilitar su posterior búsqueda y recuperación. Los metadatos pueden incluir información como el título, el autor, la fecha, las palabras clave, entre otros a traves de bases de datos especiales para el negocio.
- Almacenamiento: Los documentos se guardan en un sistema de gestión documental, ya sea en formato digital o físico, utilizando estructuras organizadas para su fácil localización y acceso.
- Recuperación: En esta etapa, los documentos se pueden buscar y recuperar mediante criterios de búsqueda como palabras clave, fechas o categorías, lo que agiliza el proceso de encontrar la información deseada al igual que documentos importantes.
- Disposición: Se refiere a la gestión del ciclo de vida de los documentos, determinando cuándo deben ser conservados, archivados o eliminados de manera adecuada en las bases de datos, según las normas técnicas y legales aplicables.
Para optimizar este proceso, es importante seguir las mejores prácticas de gestión documental, como establecer políticas claras, asegurar la calidad de los datos, implementar controles de acceso y respaldo de los documentos, y capacitar al personal en el uso de las herramientas disponibles para una correcta gestión. Existen diversas herramientas y sistemas de gestión documental en el mercado que ofrecen funcionalidades avanzadas para facilitar estas etapas y maximizar los beneficios de una gestión documental eficiente.
¿Qué considerar al implementar un sistema de gestión documental?
- Planificación adecuada y asignación de recursos: Realizar una evaluación de las necesidades de la organización, considerando el volumen de documentos, los flujos de trabajo existentes y los objetivos a alcanzar. Asignar los recursos necesarios, como personal, tecnología y presupuesto, para llevar a cabo la implementación de manera efectiva.
- Capacitación y participación de los empleados: Brindar capacitación adecuada a los empleados sobre almacenamiento de documentos, el uso del sistema de gestión documental y fomentar su participación activa en el proceso. Esto garantizará que comprendan la importancia de la gestión documental y utilicen las herramientas de manera adecuada y eficiente.
- Política de gestión, seguridad y cumplimiento normativo: Establecer políticas y procedimientos claros relacionados con la seguridad de la información y el cumplimiento normativo. Esto incluye el control de acceso a los archivos digitales, la protección contra amenazas cibernéticas y el cumplimiento de las regulaciones y normas aplicables para una óptima gestión del sistema en cuestión.
Al considerar estos aspectos, se asegura una implementación exitosa de la gestión documental, maximizando sus beneficios y garantizando una administración eficiente de los documentos de la organización.
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