Gestión Documental y Automatización de Procesos
En DRG somos conscientes de que un software de gestión documental en la actualidad es una necesidad y no un lujo, pues este se encarga de facilitar la gestión de contenidos, de documentos, optimización de procesos y automatización de las tareas manuales, lo cual ayuda a las empresas a ser más ágiles y eficientes.
Una mejor gestión de la información en una empresa facilita que la misma tenga un mayor crecimiento, optimice sus recursos y permite que el acceso a la información llegue solo a las manos correctas. Es gracias a todos estos beneficios, que cada vez son más las empresas que deciden adquirir nuestro software de gestión documental.
Software de Gestión Documental
Las principales funciones y capacidades del software de gestión documental son:
- Captura y organización de la información
- Búsqueda, acceso, visualización y edición del contenido
- Procesamiento de documentos y flujos de trabajo
- Autorizaciones por firma o sellos digitales
- Firmas electrónicas
- Creación de reportes
- Portabilidad y trabajo remoto
¿Qué es un software de gestión documental?
Un software de gestión documental es una solución avanzada de TI que permite gestionar, procesar y utilizar la información de forma centralizada, rápida y eficaz en una empresa.
Nuestras soluciones de gestión documental son servicios completos de nube o en sitio integrados, seguros y por suscripción que permiten ser utilizados desde cualquier lugar, en cualquier dispositivo y en cualquier momento de forma segura y eficaz.
Gracias a que en DRG Services & Solutions contamos con el respaldo y capacitación de los fabricantes que desarrollan los softwares líderes del mercado y que forman parte del cuadrante de Gartner, nuestra consultoría, instalación y capacitación va de la mano de ingenieros profesionales. Nuestras soluciones de gestión documental son intuitivas y su configuración no requiere del conocimiento avanzado de código.
¿Para qué empresas sirve un software de gestión documental?
Se puede decir que sirve para toda clase de empresas y compañías que busquen optimizar procesos y automatizar tareas manuales y repetitivas, así como de mantener centralizado el contenido, información, documentos, correos electrónicos y conectarse a otros sistemas. Al ser soluciones que pueden escalarse fácilmente, incluyendo más usuarios o implementándose en diversos departamentos a la vez o por fases, podemos avanzar en el camino de transformación digital al ritmo que la empresa lo necesite.
Las empresas que cuentan con nuestro software de gestión documental, integran toda la información necesaria para sus procesos de negocio en una plataforma central. Facturas, notas de entrega, formularios, planes de proyecto, documentación de calidad, instrucciones de trabajo, bitácoras de producción: todos los tipos y formatos de documentos e información son bienvenidos. La función automatizada de indexación inteligente garantiza una disponibilidad inmediata, ordenada y sin duplicados de la información que permite crear flujos de trabajo rápidos, una mejor organización y productividad total.
¿Cómo ayuda un gestor documental en la automatización de procesos?
Las soluciones de gestión documental que ofrece DRG Services & Solutions además de gestionar todo tipo de documentos e información, incluye capacidades de Robotic Process Automation (RPA) para la automatización de procesos sencillos y repetitivos, lo cual permite que los colaboradores se enfoquen en tareas y procesos fundamentales para la operación.
La automatización de procesos ayuda a que los trabajos manuales como enrutamiento del escaneo de documentos, abrir correos electrónicos, enviar información entre otras tareas sean más ágiles.
Esta solución además de leer y guardar información, abrir correos o enviar mensajes, notifica y asigna tareas a empleados específicos, inicia flujos de trabajo a partir de un formulario electrónico o al añadir cierto tipo de documentos a un archivador electrónico.
Con estos beneficios podemos ir más allá del rendimiento de los resultados finales: el objetivo es aprovechar un nuevo ritmo de rendimiento para realizar trabajos innovadores que contribuyan al crecimiento, la mejora de los ingresos y mayor agilidad para su compañía.
¿Cómo puedo utilizar firmas electrónicas para mis documentos?
¿En qué departamentos utilizar un software de gestión documental?
Un software de gestión documental es ideal para cualquier departamento dentro de cualquier compañía, veamos algunos ejemplos:.
Calidad
Con nuestras soluciones podrás contar con acceso ágil a la información que da cumplimiento a algunos procesos tales como:
- Auditorías internas y externas ISO 9001:2015
- Auditorías internas de proceso y cliente, EQA, EHS.
- Análisis de problemas, (8D´S, QRQC, 5W2H, Ishikawa)
- Análisis y seguimiento a acciones correctivas (NC), y acciones de mejora
- Control documental
- Proyectos de 5´s (estandarización de áreas)
- Core tools (AMEF, plan de control).
- Seguimiento a auditorias LPA´s y producto terminado.
- Colaboración para análisis de problemas.
- Gráficos de control e indicadores.
- Control y reportes del scrap.
- Resguardo y seguimiento a los planes de acción de las lecciones aprendidas.
Recursos Humanos
Los documentos e información apilada y sin organizar ralentiza los procesos de Talento Humano. Con un sistema de gestión de contenidos y documentos se agilizan y automatizan procesos de reclutamiento, se logra integrar expedientes de colaboradores en un solo lugar, recopilar información con formularios electrónicos ¡sin papel!.
Además lograrás el cumplimiento en tiempo y forma de los pagos relacionados al IMSS, ST, INFONAVIT, entre otros. Y por si fuera poco, se agiliza y asegura el cumplimiento de la norma de mano de obra especializada.
Finanzas
Para el departamento de Finanzas es indispensable tener la información correcta y a la mano para la toma de decisiones, manejando proactivamente el crecimiento del negocio, controlando los constantes cambios financieros y eficientando los recursos de la organización.
Con un software de gestión documental proporcionamos a los colaboradores un flujo de trabajo personalizado a las reglas de negocio para automatizar sus procesos de recepción, conciliación automática de CFDIs con el SAT, aprobación y pago de facturas. Con ello invertimos de la mejor manera el tiempo de los integrantes de este departamento, agregando valor a sus actividades y eliminando tareas repetitivas mediante RPA.
Además, al disponer de un gestor de contenidos estamos preparados para las auditorías contables. Con nuestras soluciones tendrá el respaldo de sus operaciones, facturas, comprobantes de pago, complementos de pago, correos electrónicos, acuerdos, evidencias, etc.
Logística y Cadena de Suministros
Un departamento de logística eficiente debe mantener el control de los productos desde su producción, almacenamiento y su distribución; con nuestras soluciones de gestión documental controlamos la trazabilidad de cada producto de un extremo a otro de la cadena de distribución. Obtenemos reportes en tiempo real para administrar los inventarios. Disparar tareas automáticamente para cumplir con nuevos pedidos.
Visualice y acceda a toda la información al instante
En el día a día de una empresa con procesos basados en papel los equipos de trabajo llegan a perder mucho tiempo buscando la información necesaria para completar sus actividades.
Con las soluciones de Gestión Documental de DRG la información, documentos digitalizados y datos necesarios están siempre al alcance en segundos, proporcionando a los colaboradores la posibilidad de completar sus tareas ágil y eficazmente.
Otorga permisos de visualización, edición, acceso y/o para autorizaciones de acuerdo a los perfiles de cada colaborador. Y cuando llegue el momento de auditorías internas o externas podrás proporcionar un acceso de consulta para el auditor.
Trabajo remoto por medio de un Software de Gestión Documental
La creciente ola de teletrabajo, trabajo remoto o home office en los últimos años ha implicado algunos retos para ciertas empresas, como dar continuidad a los procesos, tener acceso a la información que permanecía en las oficinas, mantener la comunicación, trazabilidad y vigilancia de los procesos. Uno de los grandes beneficios de nuestro software de gestión documental es que ofrece acceso y archivado seguro de documentos e información, pero también que permite la colaboración en tiempo real entre los equipos que se encuentran trabajando desde casa.
Estamos seguros que los equipos e individuos seguirán trabajando desde casa. Las VPN lentas y las unidades de red caóticas son un freno para la productividad. Al tener un software de gestión documental se habilita el acceso centralizado instantáneo a documentos y mantiene el flujo de información sin interrupción entre equipos, independientemente de su ubicación. El flujo de trabajo instantáneo y acelerado por la nube garantiza que todas las transacciones se lleven a cabo en tiempo real en cualquier lugar.
Alta seguridad en el manejo y almacenamiento de la información
Nuestras plataformas de gestión documental ofrecen una infraestructura digital sofisticada que garantiza la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información. Así, controlamos lo que sucede con nuestros documentos y datos y tenemos la seguridad de que serán capturados, procesados y almacenados de forma segura para evitar el uso inadecuado y las pérdidas.
Proporcione a sus empleados los derechos adecuados necesarios para acceder a sus respectivas tareas y controle quién puede ver, editar, exportar y eliminar documentos e información y en qué contexto. Para garantizar que su información llegue a las personas correctas, la solución de gestión documental proporciona grupos, roles y perfiles predefinidos que puede asignar a cada usuario. Los datos altamente confidenciales también se pueden cifrar para que incluso el administrador del sistema no pueda acceder a ellos.
Integre todo el entorno de TI
Sabemos por experiencia que en una empresa ya existen instalados y funcionando algunos sistemas como un CRM, un ERP y en algunos casos un gestor de Recursos Humanos, entre otros. Pero la información sigue en cada uno de estos sistemas, sin estar centralizada.
Para tener procesos de trabajo más fluidos, se requiere tener una vista amplia del seguimiento de un cliente, un proyecto o expediente. Por ello, un software de gestión de contenidos se integra a los sistemas ya instalados en su compañía.
