¿Qué es un Gestor Documental y Cuáles son sus Ventajas?

Saber que es un gestor documental hoy en día es indispensable para cualquier empresa, pues con su implementación se logra un mayor aprovechamiento de recursos, aumentando así la producción y mejorando los procesos internos de cualquier empresa.

En cualquier empresa es indispensable el correcto manejo de la información para lograr un rendimiento óptimo. La organización y el almacenamiento son elementos cruciales en la toma de decisiones, y la realidad es que la mejor forma de llevar estas dos tareas a cabo, sin margen de error, solo es posible mediante la implementación de un sistema de gestión de documentos.

Un hombre está usando una computadora portátil.

Pero, ¿Qué es un Gestor Documental?

Un gestor documental es un sistema o espacio centralizado que permite el almacenamiento, gestión y modificación de información vital de la empresa de manera digital.

Este espacio de almacenamiento permite que se pueda acceder a toda la información en cuestión de segundos, sin necesidad de buscar entre archivos y papeles como se solía hacer anteriormente.

Funciones de un Gestor Documental

Para conocer bien qué es un gestor documental es importante conocer sus funciones. Este programa se encarga de administrar y organizar los archivos de una empresa de manera digital para hacerlos accesibles en cualquier momento. Al poder gestionar dichos documentos, se vuelve más sencillo optimizar y categorizar las información de acuerdo a los propósitos de la empresa, de esta manera se garantiza un mejor control de la información entre los miembros de la organización.

Además, tener todos los archivos ordenados y accesibles en un mismo sitio vuelve más sencillo buscarlos, acceder a ellos cuando se requiera y hacer modificaciones en tiempo real. Es por esto que después de conocer que es un gestor documental, las empresas que buscan crecer y aumentar su productividad deciden implementarlo.

Ventajas de un Gestor Documental

Más allá de qué es un gestor documental, es importante abordar las ventajas que este puede ofrecer, las cuales van orientadas a una mejora en la organización de la información y optimización de procesos.

  • Accesibilidad
    Una de las principales ventajas de la implementación de un gestor documental es que es mucho más sencillo acceder a documentos, al encontrarse todos en un mismo sitio y de forma digital, el documento que se busca está a unos un clics de distancia.
  • Mayor seguridad
    Todos los documentos de la empresa estarán protegidos, pues por medio del gestor documental es posible limitar el acceso y la manipulación de estos.
  • Localización de documentos
    Este sistema no solo permite tener todos los documentos en un solo espacio, sino que además funciona para acceder a ellos mediante palabras clave, lo cual facilita la localización de cualquier información.
  • Aumento en el flujo de trabajo
    Contar con un sistema como este ayuda a ahorrar tiempo, espacio y esfuerzo, los cuales pueden ser invertidos en otro tipo de tareas que también ayuden a mejorar la productividad de cualquier empresa.
  • Simplificación de procesos
    Gracias a que la información y documentos ya se tiene de manera digital, los procesos se vuelven más sencillos y ágiles. Ya que pueden configurarse procesos que se pueden iniciar desde un formulario, un documento y mucho más, incluyendo enrutamiento y asignación de tareas de forma automática.

¿Cómo saber si necesito un Gestor Documental?

Una vez conociendo que es un gestor documental existe la posibilidad de tener algunas dudas sobre si es necesario implementar un sistema como éste, para ello existen ciertos criterios que ayudan a determinar si la compañía podrá aprovechar todo los beneficios que un sistema como este ofrece:

  • Si los miembros de la empresa demoran mucho tiempo en poder encontrar ciertos documentos.
  • Si la acumulación de papeleo y documentos hacen que haya poco espacio en la empresa.
  • Si el almacenamiento de archivos importantes se realiza en cajas fuertes o bodegas.
  • Si se imprime más de una vez al día uno o varios documentos.
  • Si se realizan de forma habitual copias de seguridad de la documentación.
  • La dificultad que se tiene para modificar o eliminar información.
  • Si el proceso de intercambio de información entre los empleados no es seguro o demora tiempo.
  • La compañía tiene varias sedes y desea agilizar los procesos entre ellas, o bien, si desea implementar trabajo remoto para sus colaboradores.


Estos criterios serán importantes a la hora de decidir si una empresa necesita o no un gestor documental.

El Gestor Documental que Necesitas

Una vez que ya se sabe que es un gestor documental, cómo funciona y cuales son los beneficios de contar con uno, probablemente hayas descubierto que esta es la herramienta que tu empresa necesita.

Cuando se trata de software de gestión documental debes saber que DRG se ha convertido en un referente en transformación digital en México.

Si lo que buscas es eficiencia y calidad, en DRG puedes tener la seguridad de que proveeremos para ti un software de gestión documental que te brindará todas las ventajas mencionadas anteriormente.

Mejora los procesos de tu empresa y hazla crecer por medio de la implementación de esta herramienta.

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